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企业会议室管理制度

编辑：好帮手企业文化商城（专业设计、生产、制作一体化服务企业、学校、医院宣传标语牌、企业管理海报、工厂安全标语口号大全、学校文化挂图、医院广告牌）发布时间：2015-02-06 点击：2285

会议室是企业公司部门用于召开会议、员工培训、组织活动和接待客人的场所，为了充分利用会议室的功能，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保各类会议的正常召开，保持会议室的清洁和干净卫生，给人舒适的印象，提高企业的整体形象。

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一、制定目的：
为了充分利用会议室的功能，给领导和员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，制订本制度。会议室的管理由行政部统一负责，各类设备由专人管理和调试。
二、适用范围：
本规定适用于各公司会议室管理。
三、会议组织：
1、公司级会议由总经理或总经理委托他人召开，部门会议由部门主管负责召开，部门联席会议由两个以上部门主管联合召开，班组会议由班组长负责召开。
2、上级或外单位在我公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或业务会(如业务洽谈会，用户座谈会等)一律由公司办公室受理安排，有关业务部门协助做好会务工作。
3、人力资源部是统筹管理会议室的负责部门，各部门使用会议室必须提前一天向人力资源部递交会议室使用申请表，待有关领导审批后方可使用会议室；公司级会议由人力资源部（更高级别会议由总经办履行其职能）负责通知全体参会人员，告知召集人、会议议题、时间、地点，会议变更时要及时通知全体拟参加会议人员；其他会议由各部门安排人员进行有关会议传达、通知。

四、会议室使用流程：
1、为了避免会议发生冲突各部门如需要会议室时，多功能会议室需提前一个工作日预约并填写登记，其他会议室可当天按照需求提前预约。
2、各部门在申请使用会议室时，需要把明确使用时间、会议内容、会议人数以及负责人等登记详细。
3、使用前10分钟找管理人员填交接表，并领取会议室钥匙。
4、管理人员每日在会议室门上的卡槽内填入每日会议室使用情况及时间段。便于临时会议者找适合的时间和会议室进行使用。
5、使用者应提高会议效率，在申请时间内完成会议，如本会议室还有会议要进行时，必须按申请时间结束使用会议室。
6、会议室使用完毕后需恢复原貌，要求桌椅归位，环境整洁无杂物，电灯、窗户和空调关闭，管理人员检查合格后收回钥匙，保证其他会议准时进行。
7、申请人不得擅自将会议室转由其他未申请人员使用，否则造成的会议室物品损坏丢失等由申请人负责。
8、临时召开紧急会议需要占用会议室时，需要及时向管理人员提出申请并登记，按会议室实际使用情况进行协调
9、各部门如需要行政部门提供帮助，如会议室内设备布置、物品提供等，应提前向管理人员说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。
10、申请时找不到管理人员，请及时与行政主管或总部行政人员联系。
11、会议结束后,会议主持人负责安排及时整理会议场地,关闭电器、电源设备等,如发现设备故障和公物损坏应及时上报企业管理人员,以便及时修理,保证其他会议的准时进行。损坏办公室用品（如：水壶、暖壶、杯子等）有使用单位进行赔偿。
12、会议室的使用部门，要保持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他部门使用。
13、严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会、大声喧哗等。